Rozpoczął się kolejny rok działalności ochotniczych straży pożarnych. Po krótkiej przerwie na najbardziej rodzinne polskie święta Bożego Narodzenia oraz sylwestra, już od pierwszego dnia nowego roku do 31 marca 2009 r. powinna się spotkać najwyższa władza każdej z około 16 500 działających na terenie Polski ochotniczych straży pożarnych i odbyć swoje walne zebranie sprawozdawcze.

W celu poprawnego ich przeprowadzenia, podaję kilka praktycznych wskazówek, które choć trochę powinny być pomocne organizatorom zebrań. Zebranie zgodnie ze statutem, zwołuje zarząd OSP. Od czasu podjęcia tej decyzji do dnia walnego zebrania sprawozdawczego nie powinien upłynąć okres dłuższy niż 1 miesiąc. Zarząd OSP uzgadnia termin odbycia zebrania z zarządem oddziału gminnego (równorzędnego) Związku OSP RP. Zarząd OSP 14 dni przed zebraniem umieszcza na swojej zaktualizowanej tablicy ogłoszeń informację o: terminie, miejscu, porządku zebrania oraz obowiązującym ubiorze. Oprócz tej czynności, znając mentalność naszych wspaniałych druhen i druhów, najlepiej każdego z członków czynnych (w tym MDP i KDP) osobiście zaprosić.

Prezydium zebrania sprawozdawczego w OSP Harta (gm. Dynów, woj. podkarpackie), które odbyło się na początku 2008 r. Fot. archiwum

Zadanie to powinni wziąć na siebie prezes lub naczelnik. Pisemne zaproszenia należy natomiast przesłać lub dostarczyć członkom honorowym, wspierającym, posłom, senatorom, przedstawicielom samorządów, komendantowi powiatowemu lub miejskiemu PSP, sołtysowi, radzie sołeckiej, KGW, dyrektorowi miejscowej placówki oświatowej, prezesowi klubu sportowego oraz przedstawicielom innych instytucji i stowarzyszeń, które współpracują z OSP lub na których współpracę w przyszłości liczymy.

Należy również zaprosić najbliższych z rodzin strażaków, którzy będą podczas zebrania składać przyrzeczenie lub ślubowanie.Przed wysłaniem zaproszeń dokładnie je sprawdźmy, czy nie ma w nich błędów merytorycznych, stylistycznych i ortograficznych. Właściwe przygotowanie i przeprowadzenie walnego zebrania sprawozdawczego OSP świadczy o dobrze zorganizowanej pracy zarządu OSP. Zarząd przed zebraniem powinien odbyć co najmniej dwa posiedzenia w celu przygotowania sprawozdań, uchwał, opracowań oraz materiałów i wskazania osób odpowiedzialnych za realizację przedsięwzięć organizacyjnych. Działalność zarządu OSP powinna ocenić komisja rewizyjna, sporządzając na tę okoliczność protokół, zaś zarząd OSP powinien dołożyć wszelkich starań, aby komplet dokumentacji z 2008 r. został udostępniony do wglądu komisji.

Remiza i jej otoczenie świadczą o tym, kto jest ich gospodarzem. Powinny one być zawsze uporządkowane, a szczególnie wtedy, kiedy odbywa się walne zebranie. Wszystkie pomieszczenia remizy należy zatem posprzątać, a salę obrad udekorować i 2 – 3 dni wcześniej ogrzewać. Nie pozostawiać sali z posylwestrową ani poweselną dekoracją. Śmieszna jest sytuacja, kiedy podejmuje się ważne uchwały pośród zwiędłych baloników oraz resztek wyblakłej dekoracji. We wszystkich lampach powinny się świecić żarówki. Powybijane oraz uszkodzone szyby, pourywane klamki powinny być uzupełnione i wymienione na nowe.

Pełniąc aktualnie funkcję prezesa ZOW ZOSP RP Województwa Małopolskiego, uczestniczę w walnych zebraniach często nie zapowiadając swojej wizyty (korzystam wtedy z dostarczonych do biura wojewódzkiego harmonogramów zebrań i wybieram do obsługi w czasie kampanii 20 stowarzyszeń, których jeszcze nie wizytowałem). Poznaję wtedy naszą strażacką ochotniczą rzeczywistość. Okupuję to zawsze katarem i nieraz przeziębieniem. Szanowne Zarządy OSP, jeżeli nie ma u Was godziwych warunków do jego przeprowadzenia lub jest bieda, organizujcie zebrania wykorzystując ogrzewane w całym sezonie zimowym pomieszczenia innych budynków (szkół, domów kultury, urzędów, sal katechetycznych itp.). Gorzej jak takich w miejscowości – siedzibie OSP – nie ma. Ale jest XXI wiek i można skorzystać z gościnnej remizy sąsiedniej ochotniczej straży pożarnej. Dla chcącego nie ma nic trudnego.Trzeba to jednak dużo wcześniej ustalić i zainteresowanych o tej propozycji powiadomić oraz grzecznie poprosić. Przy okazji zachęcam zarządy OSP do wprowadzenia dobrego obyczaju zapewnienia transportu w obie strony dla mających trudności w poruszaniu się zasłużonych i honorowych druhów.

Jak zatem postępować w samym dniu odbycia zebrania:

a) zarząd OSP i komisja rewizyjna powinny stawić się w remizie co najmniej godzinę przed jego otwarciem. Jest wtedy czas na poprawę błędów w materiałach, uzupełnienie ich, zebranie wymaganych podpisów i podjęcie ostatecznych decyzji,

b) po przyjściu do remizy na przygotowanych wcześniej stolikach wystawia się listy obecności, uaktualnioną kronikę straży, książki działalności, itp. Pieczę nad tymi dokumentami powinni sprawować sekretarz i kronikarz.

c) w zebraniu nie mogą uczestniczyć osoby nietrzeźwe oraz strażacy nieprawidłowo umundurowani oraz nieogoleni,

d) podczas oficjalnej części zebrania obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu oraz spożywania napojów alkoholowych, dotyczy to również części nieoficjalnej, w której uczestniczą członkowie MDP oraz nieletni,

e) zebranie punktualnie otwiera prezes zarządu OSP od wprowadzenia sztandaru, po ustawieniu się pocztu sztandarowego, należy odegrać hymn państwowy,

f) następnie powinno się uczcić minutą ciszy pamięć strażaków oraz działaczy Związku, którzy zmarli lub zginęli w minionym okresie sprawozdawczym,

g) po zakończeniu ciszy prezes zarządu OSP powinien przywitać wszystkich uczestników zebrania stosując procedencję obowiązującą w naszym kraju oraz Związku,

h) jeżeli przygotowano do wręczenia ordery, odznaczenia oraz odznaki, należy odczytać stosowne rozporządzenia oraz uchwały i przeprowadzić ceremonię zgodnie z obowiązującymi regulaminami oraz ceremoniałem,

i) po tej ceremonii przeprowadza się przyrzeczenie lub ślubowanie na sztandar dla wszystkich nowych członków OSP, w tym MDP, którzy zakończyli okres próbny, a po tej uroczystości strażacy, którzy złożyli przysięgę otrzymują wypełnione i opieczętowane legitymacje członkowskie ze zdjęciem,

j) po wręczeniu legitymacji poczet sztandarowy pozostawia sztandar w specjalnym stojaku i odmaszerowuje z sali,

k) następnie należy dokonać wyboru przewodniczącego zebrania, protokolanta oraz komisji uchwał i wniosków.

Kolejne bardzo ważne punkty porządku walnego zebrania to:

– sprawozdanie z działalności (przedstawiają osobno prezes i naczelnik),

– sprawozdanie finansowe,

– sprawozdanie komisji rewizyjnej,

– przedstawienie projektu planu działalności i planu finansowego na rok bieżący,

– dyskusja,

– udzielenie absolutorium zarządowi OSP za okres sprawozdawczy,

– przyjęcie planu działalności i planu finansowego na 2009 r.,

– wolne wnioski,

– podjęcie uchwał i przyjęcie wniosków do realizacji,

– wprowadzenie pocztu sztandarowego i przejęcie sztandaru ze specjalnego uchwytu,

– odegranie hymnu Związku,

– odprowadzenie sztandaru,

– podziękowanie za udział, zakończenie zebrania.

Podsumowując: mam nadzieję, że moje wskazówki będą pomocne przy organizowaniu walnych zebrań sprawozdawczych. Prezentowany sposób przygotowania się do nich nie jest sztywny.

Każda z OSP działających w Polsce ma swoje tradycje, zwyczaje, sposoby oraz doświadczenie. Od podstawowych zasad w organizacji walnego zebrania OSP oraz jego porządku jednak nie należy odstępować. Według mnie w tej kampanii walnych zebrań sprawozdawczych należy zwrócić szczególną uwagę na realizację następujących zadań:

– prawidłowość, rzetelność i dokładność wypełnienia wszystkich obowiązujących druków, a przede wszystkim trochę zmodernizowany raport ochotniczej straży pożarnej,

– ustalenie przez zarząd OSP kategorii swojej JOT,

– przeprowadzenie i upowszechnienie akcji 1% podatku na rzecz ochotniczej straży pożarnej,

– powołanie lub reaktywowanie działalności MDP,

– zobowiązanie naczelnika do przeprowadzenia w ciągu roku co najmniej 12 zbiórek szkoleniowych z JOT-em ,

– przestrzeganie regulaminów i uchwał obowiązujących w OSP oraz Związku OSP RP.

Ponadto, przez cały – mam nadzieję szczęśliwy i spokojny 2009 rok – na bieżąco wywiązywać się ze wszystkich obowiązków statutowych oraz tych podstawowych z zakresu ratowniczo-gaśniczego spoczywających na każdym stowarzyszeniu w naszej Rzeczypospolitej pod nazwą ochotnicza straż pożarna.

Uczestnicy zebrania sprawozdawczego w OSP Kłomnice (woj. śląskie), które odbyło się na początku 2008 r. Fot. archiwum

 Czesław Kosiba