Rozmowa z dyrektor Zarządu Wykonawczego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej mgr inż. Teresą Hernik

– Trwają prace nad opracowaniem strategii dla Związku OSP RP. Co to takiego owa strategia i czemu ma służyć?

– Strategia to nic innego, jak zbiór celów ujętych w programy i plany. Stanowi ona wzorzec decyzji, które dotyczą pozycji i tożsamości organizacji oraz jej zdolności do wykorzystania swoich mocnych stron. Służy wyznaczeniu kierunków pracy i próbie oceny, czy podejmowane przez nas działania przynoszą oczekiwane efekty. XII Zjazd Krajowy Związku OSP RP przyjął uchwałę „Program działania Związku na lata 2007 – 2012”. Jest ona dla nas – jako stowarzyszenia – podstawą do prowadzenia działalności. Ma charakter strategiczny i stanowi pierwszy krok do zbudowania w przyszłości profesjonalnej strategii rozwoju Związku OSP RP. Powinniśmy wspólnie, na wszystkich poziomach organizacji, wypracować wskaźniki, które pokażą nam na koniec obecnej kadencji, czy założenia przyjęte przez XII Zjazd w programie działania Związku zostały zrealizowane. Związek ma dokumenty, które są bazą wyjściową do opracowania strategii, podejmowano także różnorodne działania organizacyjno-programowe, niemniej nie opracowano mierników i wskaźników określających poziom, do jakiego dążymy. Określenie uzyskanych efektów było bardzo nieprecyzyjne.

– Jak przebiegają prace nad opracowaniem strategii?

– We wrześniu i październiku odbyło się pięć spotkań regionalnych, w których uczestniczyli przedstawiciele OSP, oddziałów gminnych, powiatowych i wojewódzkich oraz młodzieży. Były to osoby aktywne, specjalizujące się w różnych dziedzinach działalności statutowej. Należą do niej między innymi: ratownictwo, edukacja kulturalno-oświatowa, wychowanie młodzieży, sport, zarządzanie Związkiem, kadra, zasoby – czyli remizy, samochody i sprzęt do działań ratowniczo-gaśniczych – finanse, relacje z otoczeniem, promocja. Spotkania zorganizowano w: Pruszczu Gdańskim, Wrocławiu, OSP Kłębów w woj. wielkopolskim, Krakowie, Siemiatyczach w woj. podlaskim.

– Jakie sprawy omawiane są podczas tych spotkań i co z nich wynika?

– Na bazie doświadczeń i istniejących już w Związku dokumentów opracowaliśmy wskaźniki mówiące, w którym miejscu jesteśmy z realizacją danego zadania wymienionego w uchwale programowej. Podzieliliśmy zadania na trzy obszary, nazywając je misją. Są to: ratownictwo, popularyzacja ochrony przeciwpożarowej i bezpieczeństwa, pożarnicze wychowanie dzieci i młodzieży, działalność artystyczna, kulturalna, oświatowa. Zamierzamy wyłonić także czwarty obszar – młodzież. Zastanawialiśmy się, jak stwierdzić, czy dana OSP realizuje te zadania i w jakim stopniu. Na przykład jednym z podobszarów w misji ratownictwo są akcje ratownicze. W tym przypadku mierniki to: liczba OSP wyjeżdżających do akcji w ciągu roku do 10 razy, 11 – 50, 51 – 100 itd. Ten wskaźnik pokaże, czy sprzęt w danej OSP zużywa się szybko, czy nie, w ilu jednostkach trzeba wymieniać sprzęt często, a w ilu rzadziej. Innym wskaźnikiem jest liczba strażaków ochotników biorących udział w akcjach pożarowych oraz w likwidowaniu miejscowych zagrożeń, następnym ile akcji prowadzonych jest wspólnie z PSP, a ile samodzielnie. To z kolei pokaże, jakie jest zapotrzebowanie na poszczególne szkolenia, na zaopatrzenie w sprzęt do określonego typu działań. Jedno z drugiego wynika.

– Skąd będziemy czerpać tę wiedzę?

– Ważnymi źródłami informacji są dane przekazywane przez OSP i oddziały Związku do „Systemu OSP”, a także statystyki prowadzone przez PSP dotyczące ratownictwa, natomiast w sprawach finansowych informacje z księgowości Zarządu Głównego Związku.

– To powinno zmobilizować OSP i oddziały Związku, żeby rzetelnie i w terminie przekazywać co roku sprawozdania. Od tego będzie zależała kierowana do nich pomoc.

– Tak. Na przykład w realizacji misji „Pożarnicze wychowanie dzieci i młodzieży” ważna jest nie tylko liczba młodzieżowych drużyn pożarniczych, ale także liczba osób uczestniczących w obozach, zawodach, turnieju wiedzy pożarniczej, liczba zbiórek MDP i pogadanek w szkołach. To pokaże nam, jakie działania dotyczące MDP powinniśmy przyjąć, a także czy rozwija się ruch młodzieżowy. To samo dotyczy członków straży pożarnych i działaczy. Będziemy wiedzieli nie tylko ilu ich jest, ale także, jakie mają przeszkolenie. Zestawiając dane z kilku lat będziemy mogli powiedzieć: w tym jesteśmy dobrzy i nie musimy ponosić dodatkowych nakładów, starajmy się utrzymać osiągnięty stan, natomiast uwagę i większe środki finansowe należy skierować na inny obszar działalności, bo tam jest gorzej. Uzyskamy uzasadnienie, żeby nie stosować zasady wszędzie po równo, bo takie są przyzwyczajenia. Prowadzenie takich działań i badań pozwoli przygotować na następny zjazd profesjonalną strategię rozwoju Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP.

– Najważniejsze, że decyzje nie będą opierały się na intuicji, ale na rzetelnej wiedzy.

– Dokładnie o to chodzi. Ktoś może zadać pytanie: Po co nam wskaźniki i strategia, przecież mamy wiele danych w „Systemie OSP”. Otóż, „System OSP” jest tylko bazą danych, natomiast strategia powstaje na podstawie analizy działań Związku i pokazuje za pomocą wskaźników wyniki realizacji zadań w poszczególnych dziedzinach.

– Które ogniwa Związku powinny włączyć się w realizowanie strategii i jakie są dla nich zadania?

– Wszystkie. Strategia nie jest dokumentem funkcjonującym tylko na poziomie Zarządu Głównego. Zadania wynikające z uchwały programowej odnoszą się do wszystkich oddziałów, a także do OSP, które są jednostkami wiodącymi w naszej organizacji. Praca nad wprowadzaniem zmian do obowiązujących ustaw i tworzenie nowych aktów prawnych dotyczy Zarządu Głównego, prezesów i Zarządu Wykonawczego Związku. Szkolenie ratowników to poziom powiatów, a o młodzież dba ochotnicza straż pożarna, zarządy: gminny, powiatowy, wojewódzki i główny.

Analizując uchwały programowe kolejnych zjazdów stwierdziłam, że niewiele różnią się od siebie. Rozumiem, że wynika to z tego, że nigdy nie umieliśmy odpowiedzieć sobie, czy sprawa została już załatwiona, czy jeszcze nie. Stąd próba innego sposobu oceny realizacji programu, która spowoduje, że uchwała na przyszły zjazd będzie wynikała z potrzeb i analiz płynących od samego dołu.

– Jest okres sporządzania budżetu, podziału środków na poszczególne działania, czy już teraz będzie można oprzeć się na danych wynikających ze strategii?

Po to to wszystko robimy. Nie chodzi o sporządzenie dokumentu, który włoży się do szuflady. Mając go, będziemy mogli bardziej świadomie popatrzeć na efekty swojej pracy i podejmować plany co do dalszego działania. To po pierwsze, po drugie organizacja, która ma strategię, jest wyżej punktowana, gdy stara się o różnego rodzaju środki zewnętrzne. Strategia oznacza, że organizacja wie, czego chce, w którą stronę zmierza, potrafi się ocenić i monitorować skuteczność swoich działań.

– Jak jest odbierane tworzenie strategii przez uczestników poświęconych temu spotkań?

– Na początku bałam się, że ten pomysł może być potraktowany z lekką obojętnością. W trakcie rozmów i prac warsztatowych okazało się, że wszyscy oceniają pozytywnie omawianie problemów, które są na dole i widzą sens pracy z takim dokumentem. Świadczy o tym bardzo wysoka frekwencja na spotkaniach, mimo że odbywały się one w soboty. Osoby, które pracowały w grupach roboczych, będą informowane o efektach pracy i traktujemy ich jako wewnętrznych ekspertów do monitorowania efektów prac nad strategią.

– Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Anna Świtalska